g-1.01, r. 1 - Règlement sur les affaires internes de l’Ordre des géologues du Québec

À jour au 1^er janvier 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre G-1.01, r. 1

Règlement sur les affaires internes de l’Ordre des géologues du Québec

Loi sur les géologues

(chapitre G-1.01, a. 2 et 4).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65 et 93, par. a, b, e et f, a. 94, par. a et b).

SECTION I AFFAIRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 8 administrateurs et du président si ce dernier est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre.

Décision 2002-04-03, a. 1.

2. Le président fixe la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour des réunions ordinaires du Conseil d’administration. L’ordre du jour adopté d’une réunion ordinaire ne peut être modifié qu’avec le consentement de tous les membres du Conseil d’administration qui participent à la réunion.

Décision 2002-04-03, a. 2.

3. Les réunions extraordinaires du Conseil d’administration sont tenues à la demande du président ou de 2 membres du Conseil d’administration. Le secrétaire de l’Ordre en fixe la date, l’heure et le lieu.

Décision 2002-04-03, a. 3.

4. Une réunion ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis transmis à chaque membre du Conseil d’administration, au moins 5 jours avant la date de la tenue de la réunion.

Décision 2002-04-03, a. 4.

5. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire par avis transmis à chaque membre du Conseil d’administration au moins 48 heures avant la réunion. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

Décision 2002-04-03, a. 5.

6. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration peut être transmis par tout moyen, y compris par courriel ou verbalement. L’avis doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de cette réunion.

Décision 2002-04-03, a. 6.

7. Malgré les articles 4 et 5, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue si tous ses membres y assistent, physiquement ou par téléconférence, et renoncent à l’avis de convocation.

Décision 2002-04-03, a. 7.

8. Le président préside la réunion du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour présider la réunion lorsque le président est absent ou lorsque le président préside la réunion et désire prendre part au débat ou lorsqu’il n’a pas désigné de président.

Décision 2002-04-03, a. 8.

9. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Décision 2002-04-03, a. 9.

10. Chaque fois que le président ajourne une réunion du Conseil d’administration, faute de quorum, l’heure d’ajournement et les noms des membres alors présents sont inscrits au procès-verbal.

Décision 2002-04-03, a. 10.

11. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres qui y participent y consentent, tenir des réunions en public ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

Décision 2002-04-03, a. 11.

12. Une réunion du Conseil d’administration peut être ajournée à la date, à l’endroit et à l’heure dont il est alors convenu.

Décision 2002-04-03, a. 12.

13. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres qui participent à la réunion; au cas d’égalité, le président donne un vote prépondérant. Lors de la mise aux voix d’une proposition, le vote se prend à main levée ou nominalement lors d’une téléconférence. Toutefois, dans tous les cas, le président ou un administrateur peut demander le vote secret. Le président établit alors la procédure à suivre.

Décision 2002-04-03, a. 13.

14. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre. La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule contenue à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 2002-04-03, a. 14.

15. Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou sur l’exercice de la profession.

Toutefois, il peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

Décision 2002-04-03, a. 15.

16. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette le public en garde que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration de l’Ordre.

Décision 2002-04-03, a. 16.

17. Un membre du Conseil d’administration qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration et s’abstenir de participer au débat et de voter.

Décision 2002-04-03, a. 17.

SECTION II ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

§ 1 . — Jours fériés

Décision 2002-04-03; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

18. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) relatifs aux jours fériés s’appliquent.

Décision 2002-04-03, a. 18; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

§ 2 . — Fonctions du secrétaire et désignation des scrutateurs

19. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement; il surveille notamment le déroulement du vote.

Décision 2002-04-03, a. 19.

20. Lorsque, entre le soixantième jour précédent la date de clôture du scrutin et le 10ième jour suivant cette date, le secrétaire est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie ou refuse d’agir, ou lorsqu’il est candidat à l’élection, il est remplacé par la personne désignée à ce poste par le Conseil d’administration.

Décision 2002-04-03, a. 20.

21. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration, ni employés de celui-ci.

Décision 2002-04-03, a. 21.

22. Le secrétaire et les scrutateurs prêtent le serment de discrétion selon la formule apparaissant à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 2002-04-03, a. 22.

§ 3 . — Clôture du scrutin

23. La clôture du scrutin est fixée au 1er mai de chaque année.

Décision 2002-04-03, a. 23.

§ 4 . — Représentation régionale et sectorielle au sein du Conseil d’administration

24. Le territoire du Québec forme une seule région aux fins de la représentation au sein du Conseil d’administration.

Décision 2002-04-03, a. 24.

25. Un poste d’administrateur est prévu aux fins de la représentation au sein du Conseil d’administration pour chacun des secteurs d’activité professionnelle suivants:

1°  le secteur des ressources minérales et de la géophysique;

2°  le secteur de la géologie de l’aménagement, de l’environnement et de l’hydrogéologie.

Chacun de ces secteurs compte tous les membres qui sont indiqués en faire partie au tableau de l’Ordre.

Décision 2002-04-03, a. 25.

§ 5 . — Durée du mandat et entrée en fonction

26. Les administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 3 ans. Ils entrent en fonction lors de la première réunion du Conseil d’administration suivant les élections.

Le président est élu pour un mandat d’un an. S’il est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, il entre en fonction lors de la première réunion du Conseil d’administration suivant les élections. S’il est élu au suffrage des administrateurs élus, il l’est par scrutin secret lors de la première réunion du Conseil d’administration suivant les élections et entre immédiatement en fonction.

Décision 2002-04-03, a. 26; Décision 2004-01-27, a. 1.

§ 6 . — Formalités préalables au vote

27. Entre le soixantième et le quarante-cinquième jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de l’Ordre un avis indiquant la date de clôture du scrutin et les conditions requises pour être candidat et voter conformément au Code des professions (chapitre C-26) ainsi qu’un bulletin de présentation pour chaque poste d’administrateur auquel il est éligible.

Dans le cas où l’élection du président doit se faire au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet au cours de la même période à tous les membres l’avis décrit au premier alinéa ainsi qu’un bulletin de présentation au poste de président.

Décision 2002-04-03, a. 27.

28. Seuls peuvent être candidats dans un secteur d’activité professionnelle prévu au premier alinéa de l’article 25 les membres qui en font partie suivant le deuxième alinéa de ce même article.

Un membre ne peut soumettre qu’un seul bulletin de présentation. S’il est éligible à plusieurs postes d’administrateurs, il doit lui-même faire le choix de présenter sa candidature à l’un ou l’autre de ces postes.

Décision 2002-04-03, a. 28.

29. Pour se porter candidat, un membre doit transmettre son bulletin de présentation dûment signé par lui et par au moins 5 membres de l’Ordre au secrétaire au moins 30 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin. Le secrétaire transmet alors au candidat un accusé de réception qui fait preuve de la candidature. L’heure limite pour la réception des bulletins de présentation, le dernier jour où ils peuvent être reçus par le secrétaire, est fixée à 17 h.

Le bulletin de présentation d’un candidat à un poste d’administrateur représentant un secteur d’activité professionnelle doit être signé par 5 membres qui font partie de ce secteur suivant le deuxième alinéa de l’article 25.

Décision 2002-04-03, a. 29.

30. En plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire transmet à chacun des membres ayant droit de vote les documents suivants:

1°  un bref curriculum vitae et une photographie de chaque candidat au poste d’administrateur ou de président le cas échéant, lorsqu’un tel candidat a annexé à son bulletin de présentation un curriculum vitae sur une feuille mesurant au plus 22 cm par 28 cm et une photographie mesurant au plus 50 mm par 70 mm;

2°  un avis informant l’électeur sur la façon de voter, d’utiliser les enveloppes, de l’heure et de la date limite où les enveloppes doivent être reçues à l’Ordre.

Décision 2002-04-03, a. 30.

31. Un bulletin de vote doit être imprimé sur le papier officiel de l’Ordre et contenir les renseignements suivants:

1°  l’année de l’élection;

2°  l’identification du secteur d’activité professionnelle, le cas échéant;

3°  les noms et prénoms des candidats dans l’ordre alphabétique des noms.

Le bulletin doit être certifié par le secrétaire. La certification du bulletin de vote peut se faire par fac-similé de la signature du secrétaire.

Décision 2002-04-03, a. 31.

32. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote à un membre qui a détérioré, maculé, raturé ou perdu son bulletin de vote ou qui ne l’a pas reçu et qui déclare ce fait sous serment.

Décision 2002-04-03, a. 32.

§ 7 . — Vote et opérations consécutives

33. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure correspondante. Il cachette cette enveloppe et l’insère dans l’enveloppe extérieure qu’il cachette et qu’il transmet au secrétaire.

Décision 2002-04-03, a. 33.

34. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture de scrutin, le secrétaire enregistre le nom des électeurs, appose sur ces enveloppes la date et l’heure de leur réception et ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2002-04-03, a. 34.

35. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

Les scrutateurs ont droit d’assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 2002-04-03, a. 35.

36. Après la clôture du scrutin et au plus tard le dixième jour suivant cette date, le secrétaire procède, au siège de l’Ordre ou à tout autre endroit désigné par le Conseil d’administration au dépouillement du vote en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Les scrutateurs et les candidats ou leurs représentants sont convoqués pour cette fin par le secrétaire, au moyen d’un avis écrit expédié au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2002-04-03, a. 36.

37. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou à la loi ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas membres de l’Ordre le quarante-cinquième jour précédent la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2002-04-03, a. 37.

38. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, pour une élection à un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 2002-04-03, a. 38.

39. Le secrétaire ouvre chacune des enveloppes extérieures jugées conformes et en retire l’enveloppe intérieure sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE ADMINISTRATEURS» et le nom de l’Ordre et, le cas échéant, celle sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre. Puis il dispose, sans les détruire, des enveloppes extérieures de façon à éviter qu’elles puissent être associées aux enveloppes intérieures ou à leur contenu. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 2002-04-03, a. 39.

40. Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Il rejette un bulletin de vote:

1°  qui contient plus de marques que le nombre de postes à pourvoir;

2°  qui n’est pas certifié par le secrétaire ou qui n’a pas été fourni par lui;

3°  qui porte une marque permettant d’identifier l’électeur;

4°  qui a été marqué ailleurs que dans le ou les carrés réservés à l’exercice du droit de vote;

5°  qui n’a pas été marqué;

6°  sur lequel le votant s’est exprimé autrement que de la manière prévue à l’article 71 du Code des professions (chapitre C-26);

7°  qui est détérioré, maculé ou raturé.

Décision 2002-04-03, a. 40.

41. Aucun bulletin de vote ne doit être rejeté pour le seul motif que la marque inscrite dans l’un des carrés dépasse le carré réservé à l’exercice du droit de vote.

Décision 2002-04-03, a. 41.

42. Le secrétaire considère toute contestation qu’un scrutateur soulève au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement.

Décision 2002-04-03, a. 42.

43. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé du scrutin pour l’élection des administrateurs, et le cas échéant, pour l’élection du président. Il déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats qui ont obtenu le plus de votes, compte tenu du nombre de postes à pourvoir, et, le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes à ce poste.

Au cas d’égalité des voix, le secrétaire procède immédiatement à un tirage au sort pour déterminer lequel ou lesquels des candidats est élu ou sont élus.

Décision 2002-04-03, a. 43.

44. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés et toutes les enveloppes y compris celles rejetées conformément au présent règlement. Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Les enveloppes sont conservées pendant une période d’une année après laquelle le secrétaire peut en disposer.

Décision 2002-04-03, a. 44.

45. Le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats. En outre, il doit soumettre une copie de ce relevé à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle des membres qui suivent l’élection.

Décision 2002-04-03, a. 45.

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

46. Les assemblées générales se tiennent à la date, à l’heure et au lieu que le Conseil d’administration détermine.

Décision 2002-04-03, a. 46.

47. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée. Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

Décision 2002-04-03, a. 47.

48. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Décision 2002-04-03, a. 48.

49. Outre le mode de convocation prévu à l’article 47, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée; cet avis doit être d’au moins 120 cm2 et présenté sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE». Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Décision 2002-04-03, a. 49.

50. Le projet d’ordre du jour d’une assemblée générale est approuvé par le Conseil d’administration. Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à la demande écrite des membres de l’Ordre conformément à l’article 106 du Code des professions (chapitre C-26), le projet d’ordre du jour ne contient que les sujets inscrits dans cette demande.

Décision 2002-04-03, a. 50.

51. Tout membre de l’Ordre peut demander au Conseil d’administration qu’un sujet soit inscrit au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale.

Cette demande doit parvenir par écrit, au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire, au moins 10 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Les documents suivants doivent être joints à la demande d’inscription d’un sujet au projet d’ordre du jour:

1°  un état de la question indiquant notamment les motifs pour lesquels l’assemblée générale devrait être saisie du sujet;

2°  une proposition accompagnée de considérants en donnant les motifs.

Décision 2002-04-03, a. 51.

52. Tout membre de l’Ordre, qui présente une demande d’inscription d’un sujet au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale conformément à l’article 51, doit proposer l’inscription de ce sujet à l’ordre du jour. Cette proposition doit être présentée au moment de l’adoption de l’ordre du jour et être adoptée à la majorité des membres présents.

Tout membre de l’Ordre, qui n’a pas présenté une demande d’inscription d’un sujet au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale conformément à l’article 51 peut proposer l’inscription de ce sujet à l’ordre du jour. Cette proposition doit être présentée au moment de l’adoption de l’ordre et être adoptée par un vote des 2/3 des membres présents.

Décision 2002-04-03, a. 52.

53. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour sont discutés.

Décision 2002-04-03, a. 53.

54. Le quorum de l’assemblée générale de l’Ordre est fixé à 20 membres.

Décision 2002-04-03, a. 54.

55. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée. Si le quorum n’est pas atteint au cours des 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée à l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y inscrit les noms des membres présents.

Décision 2002-04-03, a. 55.

56. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées.

Décision 2002-04-03, a. 56.

57. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans le «Guide de procédure des assemblées délibérantes» de l’Université de Montréal, 1991, troisième édition, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2002-04-03, a. 57.

58. Le siège de l’Ordre est établi sur le territoire de la Ville de Montréal.

Décision 2002-04-03, a. 58.

SECTION IV DISPOSITIONS DIVERSES

59. (Abrogé).

Décision 2002-04-03, a. 59; Décision 2004-01-27, a. 2.

60. Le sceau de l’Ordre, contenant les armoiries du Québec entourées de l’inscription «Ordre des géologues du Québec» et le logo de l’Ordre sont ceux apposés sur l’exemplaire du présent règlement détenu par le secrétaire de l’Ordre.

Le sceau et le logo de l’Ordre sont la propriété de l’Ordre et ne peuvent être utilisés que par l’Ordre.

Décision 2002-04-03, a. 60.

61. Un géologue peut obtenir un sceau sur lequel apparaissent son nom, son numéro d’inscription, le mot «GÉOLOGUE», ou les mots «GÉOLOGUE-GEOLOGIST», et le mot «QUÉBEC».

Le sceau prévu au présent article doit être obtenu de l’Ordre aux frais de celui qui le demande. Il demeure la propriété de l’Ordre et, en cas de cessation d’exercice, de décès, de radiation permanente ou de révocation du permis, doit lui être retourné dans les 8 jours d’une demande écrite du secrétaire à cet effet.

Lorsqu’il a récupéré le sceau particulier d’un membre de l’Ordre, le secrétaire l’oblitère. Un tel sceau, dûment oblitéré, peut sur demande écrite à cette fin, être retourné à la succession ou au membre qui a cessé d’exercer.

Décision 2002-04-03, a. 61.

SECTION V DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

62. (Abrogé).

Décision 2002-04-03, a. 62; Décision 2004-01-27, a. 2.

63. (Abrogé)

Décision 2002-04-03, a. 63; Décision 2004-01-27, a. 2.

63.1. Malgré l’article 26, afin d’instaurer une rotation des administrateurs élus du Conseil d’administration sur une période de 3 ans, les mandats pour les élections de 2004 et 2005 sont ainsi établis:

1°  le poste d’administrateur représentant le secteur de la géologie de l’aménagement, de l’environnement et de l’hydrogéologie devant être comblé à l’élection de 2004, le sera pour un mandat de 3 ans;

2°  les 2 autres postes d’administrateurs devant être comblés à l’élection de 2004, le seront pour des mandats de 2 ans;

3°  le poste d’administrateur représentant le secteur des ressources minérales et de la géophysique devant être comblé à l’élection de 2005, le sera pour un mandat de 2 ans;

4°  les 2 autres postes d’administrateurs devant être comblés à l’élection de 2005, le seront pour des mandats de 3 ans.

Décision 2004-01-27, a. 3.

64. (Omis).

Décision 2002-04-03, a. 64.

RÉFÉRENCES

Décision 2002-04-03, 2002 G.O. 2, 3061

Décision 2004-02-19, 2004 G.O. 2, 1363

L.Q. 2008, c. 11, a. 212